Apdorojama...

Elektroninė dokumentų valdymo paslauga eDVS

Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo ir saugojimo paslauga eDVS. Institucijos norėdamos pasinaudoti eDVS paslauga užsakyti paslaugą per portalą www.epaslaugos.lt Paslauga pradedama teikti iš karto po sutarties dėl VIISP paslaugų teikimo pasirašymo.

eDVS gali naudotis. Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigos ir įmonės (taip kaip šį sąvoka apibrėžta Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme). eDVS neatlygintinai gali naudotis šių teisinių formų juridiniai asmenys: biudžetinės įstaigos, valstybės įmonės, viešosios įstaigos (kurių savininkė ar dalininkė yra valstybė ar savivaldybė).

Atkreipiame dėmesį, kad EDVS paslauga yra skirta nedidelėms (iki 20 darbuotojų) ir nedidelę organizacinę struktūrą turinčioms valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms jų elektroninių ir popierinių dokumentų rengimui, tvarkymui ir saugojimui.

Kaina: nemokama

Norėdami pasitikrinti užsakytos paslaugos būseną,prisijunkite

Priklauso grupėms

Skirta

Viešajam sektoriui
Verslo subjektams
Gyventojams

Interaktyvumo lygis 3

Apdorojama...

Teikėjas

Informacinės visuomenės plėtros komitetas prie Susisiekimo ministerijos


ELEKTRONINĖ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
 
                   Elektroninė dokumentų valdymo sistema (eDVS) sukurta įgyvendinant Lietuvos Respublikos Vyriausybės pasitarime, vykusiame 2013 m. liepos 22 d., priimtą sprendimą 8 klausimu „Dėl bendros valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo ir saugojimo paslaugos“ (pritarti nuostatai, kad Informacinės visuomenės plėtros komitetas prie Susisiekimo ministerijos ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba Valstybės informacinių išteklių sąveikumo platformos aplinkoje sukurtų ir neatlygintinai teiktų bendrą elektroninių dokumentų valdymo paslaugą, apimančią elektroninių dokumentų rengimą, tvarkymą ir saugojimą ir skirtą nedidelę organizacinę struktūrą turinčioms valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms ir įmonėms).
   Informacinės visuomenės plėtros komitetas prie Susisiekimo ministerijos įvykdė projektą „Viešojo administravimo institucijų informacinių sistemų interoperabilumo (sąveikumo) sistemos saugos ir funkcionalumo plėtra” (projekto kodas VP2-3.1-IVPK-06-V-02-001), kurį vykdant  ir sukurta bendra valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo ir saugojimo paslauga. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba pagal savo kompetenciją taip pat prisidėjo prie šio projekto įgyvendinimo.


    Esminės eDVS funkcijos:
1) el. dokumento, atitinkančio specifikaciją ADOC-V1.0/ ADOC-V2.0 ir PDF-LT-V1.0 rengimas;
2) gauto el. dokumento tikrinimas (atitikimas specifikacijai, dokumento el. parašų galiojimo tikrinimas);
3) įstaigos parengto ir gauto el. dokumento pasirašymas, registravimas pagal nustatytus reikalavimus;
4) el. bylų tvarkymas (dokumentų sisteminimas į bylas ir bylose);
5) el. dokumentų išsaugojimas (įskaitant ir el. parašo galiojimo įrodymų išsaugojimą, laiko žymų naudojimą) ir el. dokumentų saugojimo rizikos valdymas;
6) gauto el. dokumento nukreipimas (su ar be rezoliucijos) atsakingam darbuotojui bei stebėti dokumento vykdymo kontrolę. Sukurtas ADOC ir PDF-LT formato elektroninių dokumentų tikrinimo bibliotekų funkcionalumas, atitinkami įskiepiai.
   
Sukurtas ADOC ir PDF-LT formato elektroninių dokumentų tikrinimo bibliotekų funkcionalumas, atitinkami įskiepiai.

   Taip pat yra galimybė valdyti įstaigos gautų oficialių dokumentų skaitmenines kopijas. eDVS integruota su Elektroninio archyvo informacine sistema, Nacionaline elektroninių siuntų pristatymo, naudojant pašto tinklą, informacinę sistema. 



eDVS paslaugos pristatymas 
(.pptx)



Paslaugos naudojimosi instrukcijos:

eDVS paskyros administratoriaus vadovas https://www.epaslaugos.lt/portal/file/edvs_adm_vadovas
 
eDVS paslaugos naudotojo vadovas https://www.epaslaugos.lt/portal/file/edvs_naudotojo_vadovas

Šias intrukcijas visada rasite prisijungę prie paslaugos administratoriaus dalyje nuspaudę  mygtuką "?" ir naudotojo dalyje nuspaudę nuoroda "Greita pagalba"
 

Elektroninių siuntų gavimas/siuntimas eDVS  per nacionalinę elektroninių siuntų sistemą e.pristatymas


Norėdami gauti elektronines siuntas tiesiogiai iš epristatymo sistemos  į eDVS jums reikia pasirašyti su IVPK sutartį dėl duomenų (siuntų) į eDVS  teikimą VIISP priemonėmis. Sutartį reikia pasirašyti dviem egziamplioriais ir pristatyti į IVPK  adresu: Gedimino pr. 7, 01001 Vilnius 

Sutarties projektas pateiktas čia. 


ePristatymo paslaugos įkainiai ir paslaugos teikimo teisinis pagrindas
   Paslaugos įkainiai skaičiuojami remiantis  Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Susisiekimo ministerijos direktoriaus 2016 m. gegužės 9 d. įsakymu Nr.T-29 „Dėl Elektroninio pristatymo paslaugų kaštų skaičiavimo metodikos ir Elektroninio pristatymo paslaugų įkainių patvirtinimo“ patvirtinta Elektroninio pristatymo paslaugų kaštų skaičiavimo metodika ir Elektroninio pristatymo paslaugų įkainiai. Įsakymas įregistruotas TAR

   Paslaugos teikimo teisinis pagrindas :  2015 m. rugpjūčio 26 d. Lietuvos Respublikos vyriausybės nutarimas  Nr. 914 "DĖL NACIONALINĖS ELEKTRONINIŲ SIUNTŲ PRISTATYMO, NAUDOJANT PAŠTO TINKLĄ, INFORMACINĖS SISTEMOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO"

Dėl e.pristatymo paslaugos aktyvavimo prašome kreiptis tiesiogiai į Lietuvos pašto pagalbos tarnybą telefonu 870055 400 darbo dienomis nuo 8:00 - iki 18:00 arba el. paštu: info@post.lt  
 

Reikalavimai darbo vietai:  reikalinga Java (JRE 1.7) versija ir atitinkama naršyklės versija. Sistema užtikrina sklandų sistemos darbą su šiomis naršyklės versijomis Microsoft Internet Explorer 10, Mozilla Firefox 25, Google Chrome 10. 

eDVS paslaugos diegimas 


Visą eDVS paslaugos diegimo institucijoje projektą galima padalinti į kelias stambias dalis:
 
eDVS sistemos parametrizavimas – naudotojų, struktūros sukūrimas, bylų registrų sukūrimas dokumentacijos plano sukūrimas ir patvirtinimas. Pageidautina kad šioje dalyje dalyvautų darbuotojas  atsakingas už dokumentų valdymą įstaigoje. Dokumentus registruoti galima tik tuomet kai bus suvestos visos bylos ir registrai bei patvirtintas dokumentacijos planas.
 
Darbuotojų apmokymas dirbti su sistema. Reikalingas darbuotojas kuris supažindintų darbuotojus su pasikeitimais institucijoje (dėl paslaugos įdiegimo institucijoje ), supažindintų darbuotojus su pagrindinėmis eDVS sistemos funkcijomis.  
 
Pasiruošimas darbo pradžiai. Pabaigus darbuotojų mokymus ne vėliau kaip prieš 5 dienas informuokite mus apie pasiruošimą pradėti dirbti su realiais dokumentais. Remiantis pateiktu prašymu jūsų paskyra bus išvalyta nuo visų jūsų bandymų paliekant struktūrą, naudotojus, bylas, registrus, dokumentacijos  planą bei kitus nustatymus.
Paskutinę darbo dieną ne vėliau kaip 3 valandos iki darbo dienos turite sustabdyti įstaigoje dokumentą registravimą ir visų registrų paskutinius panaudotus numerius perduoti formoje  nurodytu elektroniniu adresu.
 
Patarimai ir rekomendacijos
  • Nekurkite naudotojų penktadienį, automatinis laiškas su  kvietimu prisijungti prie sistemos galios 24 valandas. Jei naudotojas per 24 valandas neprisijungs prie sistemos  jums iš naujo reikės išsiųsti pakvietimą.
  • Kurdami bylas, registrus naudokitės šiuo metu patvirtintu įstaigos dokumentacijos planu.  Sukūrus fiktyvias bylas ar registrus jūs privalėsite mus informuoti apie tai papildomai.  
  • Elektroniniai dokumentai turi būti pasirašomi  elektroniniu parašu todėl svarbu, kad įstaigos vadovas ir kiti įstaigos darbuotojai turintys teisę pasirašyti iš įstaigos išeinančius elektroninius dokumentus  turėtų elektroninius parašus.
 
 
 
 

Organizaciniai darbai:

Darbo reglamento atnaujinimas. Tam kad veiksmai dokumentų valdymo sistemoje įgautų teisinį pagrindą institucija turi atsinaujinti Darbo reglamentą. Žemiau esančiuose failuose pateikiama ištrauka iš Vyriausiojo archyvaro tarnybos Darbo reglamento kuriuo įteisinami veiksmai dokumentų valdymo sistemoje. PRIVALOMA

Sutarties su IVPK dėl tiesioginio duomenų gavimo iš e.Pristatymo sistemos sudarymas.  eDVS sistemoje realizuota sąsaja su e.pristatymo sistema. Ši sąsaja užtikrina tiesioginį siuntų gavimą į dokumentų valdymo sistemą bei siuntų perdavimą į e.pristatymo sistemą, siuntų  būklių atvaizdavimą. Smulkesnė informacija bei sutarties projektas pateikiamas paslaugos aprašo skiltyje Pastabos. PRIMYGTINAI REKOMENDUOJAME

Laiko žymų naudojimas. Bendruosius  dokumentų  valdymo  reikalavimus  nustatantys teisės   norminiai  aktai   nenumato  prievolės   naudoti   laiko   žymas   įstaigų   sudaromiems    ir   gaunamiems   oficialiems   elektroniniams   dokumentams, tačiau jei įstaiga nuspręstų jas naudoti eDVS sistemoje yra realizuota tiesioginė sąsaja su laiko žymų serveriais. Institucijai reikia sudaryti sutartį su laiko žymų paslaugą teikiančia organizacija ir administratoriaus dalyje suvesti gautus prisijungimo kodus. Sudarant elektroninius dokumentus ar pasirašant juos eDVS automatiškai kreipsis į laiko žymų serverį ir esant įsigytoms laiko žymoms jas panaudos. Pasibaigus elektroninėms laiko žymoms elektroniniai dokumentai ir elektroniniai parašai bus sudaromi be jų.  Skaičiuojant įsigyjamų laiko žymų naudojimą reikia atkreipti dėmesį kad laiko žyma naudojama kiekvienam elektroniniam parašui ir kiekvienam pasirašomam elektroninio dokumento turinio vienetui. NEPRIVALOMA
 
Mobilaus parašo naudojimas. eDVS sistemoje sudaryta galimybė  elektroniniams dokumentams pasirašyti ir mobiliu parašu. Tačiau ši paslauga teikiama Registrų centro ir yra mokama. Jums reikės sudaryti sutartį su Registrų centru ir eDVS administratoriaus dalyje vieną kartą suvesti gautus prisijungimo duomenis.  NEPRIVALOMA.
 
Dokumentacijos plano ir jo pildymų derinimas su Elektroninio archyvo informacine sistema (EAIS). eDVS realizuota galimybė dokumentacijos plano ir jo papildymus derinti elektroniniu būdu jei įstaigos dokumentacijos planas derinamas su Archyvaro tarnyba. Prisijungimo vardą ir slaptažodį jums suteis EAIS administratoriai.  NEPRIVALOMA.



Pavyzdinis eDVS paslaugos diegimo institucijose planas 

Prašymo gamybinės aplinkos paruošimui pavyzdys    

Apdorojama...

Paslaugos administratorių kontaktai

Konsultacijos paslaugos teikimo ir organizaciniais klausimais

Arūnas Marcinkevičius
Patarėjas

Informacinės visuomenės plėtros komitetas            
prie Susisiekimo ministerijos
Tel. (8 693) 86 125, (8 686) 45 000
el. p. a.marcinkevicius@ivpk.lt
www.ivpk.lt; www.epaslaugos.lt

 

Konsultacijas gyvai dėl eDVS naudojimo ir raštvedybos klausimais teikia Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos ir valstybės archyvų darbuotojai.


Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos ir valstybės archyvų darbuotojų, teikiančių konsultacijas Centralizuoto elektroninių dokumentų valdymo sistemos (eDVS)  paslaugų gavėjams, sąrašas


- Vilniuje veikiančias įstaigas, bei funkcijas įgyvendinančias nacionaliniu mastu  konsultuoja - LVNA  (Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba) darbuotojai. 
- Vilniaus apskrityje veikiančias įstaigas konsultuoja - VAA (Vilniaus apskrities archyvas) darbuotojai.
- Kultūros (tame tarpe ir koncertines) Įstaigas konsultuoja  - LLMA (Lietuvos literatūros ir meno archyvas) darbuotojai.

 

Eil. nr. Institucija Konsultantai Vardas pavardė El. paštas Tel.
1.  Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba Pagrindinis Irma Dagė i.dage@archyvai.lt (8 5) 265 2247
2.  Pavaduojantis Daiva Lukšaitė d.luksaite@archyvai.lt (8 5) 265 2249
3. Lietuvos valstybės naujasis archyvas Pagrindinis Danutė Kontrimavičienė d.kontrimaviciene@archyvai.lt (8 5) 265 1514
Mob. 8 616 09699
4. Pavaduojantis Simona Motejūnienė s.motejuniene@archyvai.lt lt (8 5) 265 2564
Mob. 8 616 09699
5. Pavaduojantis Rūta Steponavičiūtė r.steponaviciute@archyvai.lt (8 5) 265 2564
Mob. 8 616 09699
6. Lietuvos literatūros ir meno archyvas Pagrindinis Rūta Mielkutė r.mielkute@archyvai.lt (8 5) 265 1077
7. Pavaduojantis Jovita Geibavičienė llma@archyvai.lt (8 5) 265 1132
8. Vilniaus apskrities archyvas Pagrindinis Laima Matkevičiūtė l.matkeviciute@archyvai.lt (8 5) 247 7858
9. Pavaduojantis Zita Verbickaitė z.verbickaite@archyvai.lt (8 5) 247 7858
10. Kauno apskrities archyvas Pagrindinis Olga Lucik o.lucik@archyvai.lt (8 37) 280 641
11. Pavaduojantis Rasa Vronevskienė r.vronevskiene@archyvai.lt (8 37) 280 642
12. Klaipėdos apskrities archyvas Pagrindinis Giedrutė Vaivadaitė g.vaivadaite@archyvai.lt (8 675) 61 836
13. Pavaduojantis Lina Markaitienė l.markaitiene@archyvai.lt (8 675) 61 728
14. Šiaulių apskrities archyvas Pagrindinis Armantas Mockevičius a.mockevicius@archyvai.lt (8 41) 504 341
15 Pavaduojantis Ausma Beinoravičienė a.beinoraviciene@archyvai.lt (8 41) 524 502
16. Panevėžio apskrities archyvas Pagrindinis Zita Varnienė z.varniene@archyvai.lt (8 45) 445 732
17. Pavaduojantis Dalia Miliukaitė d.miliukaite@archyvai.lt (8 45) 464 973
18. Alytaus apskrities archyvas
 
Pagrindinis Danutė Jurčiukonienė d.jurciukoniene@archyvai.lt (8 315) 53 466
19. Pavaduojantis Danutė Kasikevičienė d.kasikeviciene@archyvai.lt (8 315) 53 466
20. Marijampolės apskrities archyvas Pagrindinis Rita Peldžiuvienė r.peldziuviene@archyvai.lt (8 343) 92 991
21. Pavaduojantis Danutė Marcinkevičienė d.marcinkeviciene@archyvai.lt (8 343) 92 991
22. Tauragės apskrities archyvas Pagrindinis Raimonda Veisienė r.veisiene@archyvai.lt (8 446) 62 021
23. Pavaduojantis Eglė Rosinaitė e.rosinaite@archyvai.lt (8 446) 62 024
24. Telšių apskrities archyvas Pagrindinis Ilona Dargienė i.dargiene@archyvai.lt (8 444) 51 370
25. Pavaduojantis Donata Liaudanskienė d.striblyte@archyvai.lt (8 444) 51 370
26. Utenos apskrities archyvas Pagrindinis Gitana Kavolėlienė g.kavoleliene@archyvai.lt (8 389) 61 898
27. Pavaduojantis Ronalda Limbienė r.limbiene@archyvai.lt (8 389) 61 898

Paslaugos teikėjo kontaktai

 

Institucijos norėdamos pasinaudoti institucijoms teikiama VIISP paslauga turi sudaryti su IVPK VIISP paslaugų teikimo sutartį. Sutarties projektas institucijai pateikiamas kaip  paslaugos užsakymo rezultatas. 

Paslaugą įstaigos vardu gali užsakyti :

- Įstaigos vadovas;
- Įstaigos vadovo įgaliotas asmuo;
- Įstaigos darbuotojas kuriam pavesta inicijuoti  paslaugos užsakymą.

Paslaugos teikimo sutartį įstaigos vardu gali pasirašyti:

- Įstaigos vadovas;
- Įgaliotas asmuo, jei įgaliojimas pateiktas IVPK ir įgaliojime yra nurodytas bent vienas identifikatorius leidžiantis vienareikšmiškai nustatyti įgaliotąjį asmenį (pvz. tarnautojo kodas Tarnautojų registre, asmens kodas).

Bendra VIISP paslaugų užsakymo tvarka

Paslaugos užsakymo iniciatorius  portale www.epaslaugos.lt pasirenka meniu punktą  "Viešajam sektoriui"  ir pažymi  kairiame lango meniu punktą "Rodyti tik VIISP teikiamas paslaugas".  Tarp atrinktų paslaugų  pasirenka reikalaingą paslaugą pvz. "Elektroninė dokumentų valdymo paslauga eDVS". Nuspaudus mygtuką  "Užsakyti" inicijuojamas  paslaugos užsakymas.  
 
UŽSAKYMAS. Užpildžius paslaugos užsakymo formą sugeneruojama VIISPpaslaugų teikimo sutartis su priedais arba tik priedas jei sutartis jau pasirašyta anksčiau. Asmuo užsakęs paslaugą gali parsisiųsti abu dokumentus ir įstaigoje nustatyta vidine tvarka juos suderinti. Jei įstaigos atsakingi darbuotojai turi pateiktam dokumentui pastabų  jos turi būti įrašytos kaip  komentarai į sugeneruotą dokumentą.
 
DERINIMAS. Paslaugą užsakęs asmuo prisijungęs prie portalo   www.epaslaugos.lt  prie užsakytų paslaugų ras "Vidinio derinimo užduotį". Jei įstaiga pastabų neturi pažymėkite  "Sutarčiai pastabų nėra" ir patvirtinkite,  jei pastabų turite pažymėkite "Sutarčiai pastabų turime" ir atidarytame lange prisekite dokumentus su pataisytais duomenimis ir pateiktais komentarais.
 
Toliau dokumentas automatiškai pateikiamas VIISP tvarkytojui (IVPK) kur jūsų pateiktos pastabos bus peržiūrėtos ir įvertintos. Sutartyje atlikus  pakeitimus (jei tai būtina) bus sugeneruota  "pasirašymo užduotis"  Jūsų įstaigos vadovui ar jo įgaliotam asmeniui pasirašymui. Apie šią užduotį vadovas bus informuojamas elektroniniu paštu ir pranešimu portale. 


PASIRAŠYMAS. Vadovas prisijungęs prie portalo www.epaslaugos.lt  dešiniame viršutiniame kampe mato savo vardą ir pavardę tiek naudotojo tiek atstovaujamo asmens vietoje. Norint atstovauti kitą (fizinį ar juridinį) asmenį reikia nuspausti nuorodą "atstovaujamas asmuo" ir atsivėrusiame  lange įrašyti juridinio asmens kodą bei nuspausti mygtuką "Atstovauti". Sistema automatiškai sutikrins Jūsų duomenis su Juridinių asmenų registru ir esant teigiamam atsakymui suteiks jums visas teises atstovauti Juridinį asmenį tiek portale www.epaslaugos.lt tiek kituose portaluose kurių nuorodos ar paslaugų nuorodos skelbiamos mūsų portale. Nuspaudus mygtuką  "Mano kortelė"  Jūs atsidursite institucijos erdvėje kur rasite pranešimą taip pat jums bus pateikta sutarties pasirašymo užduotis. 

Pasirašyti sutartį galima su bet kuria elektronine pasirašymo priemone. Atkreipiame dėmesį, kad  geriausiai tai daryti su naršyklėmis Mozilla arba su Google chrome.

Teisės aktai :

Valstybės informacinių išteklių sąveikumo platformos tvarkytojo teikiamų bendro naudojimo informacinių technologijų priemonių paslaugų aprašas
 

Detaliau